Cira Viñuela. Dpto. Comunicación y Marketing en Staff Global Group.

Todos los que nos dedicamos a los eventos sabemos que la clave del éxito reside en una buena gestión de recursos y planificación previa. Pero todo puede quedar difuminado si nuestra estructura de recursos humanos no responde a las necesidades del mismo. Con esto queremos decir que, no solo necesitamos analizar la parte cuantitativa derivada del proyecto, sino la cualitativa.

Dado que, una vez estamos en el día estrella, la importancia – o lo que más puede notar el público de a pie – no son los pequeños desajustes técnicos, sino la atención al cliente que reciben. Por eso mismo, es muy importante saber determinar no solo las posiciones que debemos cumplir, sino el perfil que requerimos en cada una de ellas, ya que no es lo mismo un promotor, que un azafato o un azafato de imagen, etc.

¿Cómo determinamos los perfiles necesarios?

Ante todo, tenemos que tener muy claros los hitos de nuestro evento y qué vamos a necesitar. Por ejemplo, si nuestro evento requiere de movilización de materiales o estructuras sencillas, en ciertos momentos es muy recomendable contar con un equipo de auxiliares de montaje y runners, dado que en momentos de pico – y si acontece algún imprevisto – siempre podemos contar con personal habituado a esta tipología de funciones que pueden dar respuesta de una forma más rápida que el equipo técnico o, pueden dar soporte a este mismo equipo y hasta a otros equipos que formen parte de la organización.

Por otro lado, siempre que se requiera de protocolo, el perfil nunca puede ser otro que el de azafat@, dado que es un perfil profesionalizado con idiomas, gestión protocolaria e imagen dedicadas, en exclusiva, a una buena atención al cliente. Estos perfiles deben usarse para la bienvenida y acreditación de invitados, así como en salas, pase de micros o puntos de información. Si, además, tenemos ciertos objetivos promocionales dentro de un evento (reparto de flyers, samplings, acciones comerciales…) debemos buscar un perfil enfocado en promoción y alcance de resultados. Por ello, el promotor es un perfil profesionalizado que nos ofrece esta visión con un tono más comercial. Son perfiles que ya se dedican a la venta de servicios o productos y que solo requerirán de una formación sobre la marca que queramos promocionar. Así mismo, cuando el interés de nuestra marca es la proyección de una imagen determinada, no podemos olvidar a los/las azafat@s de imagen, enfocados siempre en dar la mejor imagen de marca según las necesidades de representación de la misma.

De igual modo, si en algún punto se tienen actividades infantiles, nosotros siempre recomendamos que el perfil para llevar a cabo las funciones sea el de monitores, dado que ya tienen una formación previa en el trato con menores y están especializados en ello.

Según las dimensiones de tu evento es muy posible que necesitemos de coordinadores de equipos. Personal con amplia experiencia en protocolo y gestión de equipos que se encargarán de realizar los controles diarios y pueden ser tu interlocutor directo en la ejecución del evento, realizando los informes necesarios y adaptando en cada momento los equipos a las necesidades que puedan ir surgiendo. Este perfil permite que, como organizadores, podamos centrarnos en la gestión integral del evento y tener un overview de una forma más rápida en cada momento en que se requiera.

Aun siendo estos perfiles, perfiles con amplia experiencia en su área, no debemos olvidar nunca, que siempre es prioritario trabajar en un briefing o formación previa de tu marca o tus objetivos en cada posición. Sí es verdad que por su formación todos estos perfiles tienen una capacidad de reacción muy rápida ante imprevistos y necesidades de última hora, debemos tener en cuenta que requerirán siempre de formación no solo de la marca que representan sino, también del espacio y necesidades del mismo.  Siempre y que se cumplan estos parámetros, las probabilidades de éxito e implicación de los equipos son exponencialmente mayores y ofrecen no solo mejores resultados, sino que hasta mejoran la percepción de marca, así como de la organización.

Como ya sabéis en Staff Global Group trabajamos con un amplio espectro de perfiles y creemos que la mejor apuesta posible siempre debe ser por el capital humano, dado que trabajamos con y para personas y, es por ello que realizamos análisis de proyectos ad hoc, para dimensionar y ofrecer las mejores soluciones y resultados que garanticen un éxito seguro.