E-mails: Escribir para que te entiendan en tu día a día

_{Por Álvaro Montes. Copywriter de Staff Global Group}

En nuestro trabajo, como en cualquier otro, es básica la comunicación. Nos comunicamos cada día con proveedores, clientes, con nuestros propios compañeros… y que esa comunicación sea clara y eficiente es clave cuando el timmimg nos aprieta.

Gran parte de esa comunicación se realiza vía e-mail. Claro que utilizamos mucho el teléfono o Whatsapp, pero el e-mail sigue teniendo una presencia muy importante en nuestro día a día laboral. El caso es que muchas veces, estos e-mails resultan en una falta de entendimiento que, quizás, de haberse redactado de otra forma, se podría haber evitado. Os cuento algunos consejos sencillos de seguir y que creo que os ahorrarán quebraderos de cabeza, tanto cuando los enviéis como cuando los recibáis.

1. Escribe para el que lee

Escribes para que algún compañero, cliente o proveedor te lea, eso es evidente. Piensa si la persona que va a leer tu e-mail tiene la misma información que tú y utiliza palabras que ambos manejéis. Ten claro lo que esperas conseguir con ese e-mail y asegúrate de que se entiende antes de darle a enviar.

2. No intentes usar frases rebuscadas.

Sujeto, verbo, predicado y punto. No es necesario utilizar frases largas y complicadas, ni palabras que suenan bien pero de cuyo significado ni siquiera estás seguro.

3. Estructura los mensajes

En general, conviene que comiences ese e-mail que estás escribiendo con la idea general que quieres transmitir; no te enredes en pormenores desde el principio, luego te podrás explicar. Separa la información en párrafos e intenta no ser repetitivo.

4. No te enrolles

Normalmente los e-mails eternos dan pereza. El que lo recibe lo acabará leyendo por encima, y seguro que podías haberlo escrito todo más resumido. Si necesitas incluir mucha información, al menos utiliza negritas o algún color para resaltar ciertos puntos y facilitar la lectura.

5. Dedica un minuto más

Sabemos que nuestro día a día suele ser estresante y el tiempo es oro, pero no nos cuesta nada dedicar un minuto a leer lo que acabamos de escribir, y si encontramos alguna errata o frase que no se entiende, reescribirla. A la larga nos ahorrará malentendidos y redactar nuevos e-mails aclaratorios.