Cómo organizar eventos familiares y no morir en el intento

_{Por Patricia Vega. Ejecutiva de Cuentas Senior de Staff Global Group}

Acostumbrada a gestionar eventos de gran magnitud, mi familia y amigos se aprovechan de mí con frecuencia a la hora de planificar viajes, quedadas, rutas, comidas, y cualquier acontecimiento que requiera un mínimo de organización. Estoy pensando en Imprimirme una camiseta con el hashtag #esquelohacestanbien, su frase favorita cuando quieren “explotarme” para llevar a cabo una de estas reuniones familiares.

Es cierto que esta vez me he ofrecido voluntaria (la ocasión lo merecía), ya que mi persona favorita en el mundo, mi hermana, va a cumplir nada más y nada menos que medio siglo de vida. Debido al estrés derivado de los eventos navideños en Swolf Group Iberia, se me ha echado el tiempo encima y he tenido que usar mis conocimientos para organizar una súper fiesta de cumpleaños en menos de 15 días (y a distancia, ya que aquí la que suscribe es de tierras leonesas).

¿Queréis que os cuente cómo lo he hecho? Pues aquí van las premisas para organizar este tipo de eventos familiares y no morir en el intento…

• Lo primero a tener en cuenta son los asistentes, tanto por el número, como por el tipo de personas. Siempre es bueno alguien de apoyo o confianza del cumpleañero que te ayude a razonar qué personas deberían ser invitadas, y así elaborar una lista. En este caso me he aliado con mi cuñado, que será la persona que ayudará a llevarla engañada al lugar de la celebración.
• Confirmación de asistentes: una vez que tenemos elaborado el listado, es necesario contactar con cada invitado uno a uno y “presionar” para que confirmen su asistencia. Esto a veces es la parte más difícil, ¡pero la más necesaria para poder cerrar el punto 3!
• Elección del venue. Sin número de asistentes, no podrás elegir el lugar adecuado. Bajo mi punto de vista, para este tipo de celebración, lo más acertado es un restaurante que disponga de un pequeño reservado para tener cierta intimidad. Si no puedo desplazarme a visitarlo, prefiero valorar entre sitios ya conocidos. Uno de los mejores consejos que os puedo dar, es que debéis tener precaución a la hora de probar nuevas localizaciones en eventos importantes.
• El menú: es muy importante tener en cuenta el presupuesto de los invitados (lo suelo tantear cuando realizo la primera llamada), las alergias o intolerancias (muy de moda hoy en día), y asegurarse bien de lo que incluye el menú. En este caso, he tenido que añadir la tarta y el champán, ya que se presupuestaban aparte.
• Convocatoria formal: He elaborado una invitación digital con una de sus fotos. Hoy en día es muy fácil realizarlas con aplicaciones como Canva, muy visual e intuitiva.
• Decoración: Un poquito de attrezzo siempre viene bien. En este caso, inspirado con el número 50 tanto para la sala como para la mesa y para disfrazar a los invitados. En este sentido dejaré en cada plato un gorro y unas gafas de diferentes colores para recibir a la cumpleañera. Todo adornado con confetti sobre la mesa. Algo sencillo pero muy vistoso.
• El regalo: La cena en sí será una gran sorpresa, pero como detalle para que siempre la recuerde, hemos elegido un anillo y un álbum scrapbook con fotos que me han ido enviando nuestra familia y amigos. Os recomiendo los álbum de Mr Wonderful, ya que incluyen un montón de frases bonitas y stickers para decorar sus páginas.
• El brindis: Es importante coordinar con el restaurante que primero sirvan un poquito de cava en todas las copas, y que seguidamente aparezca la esperada tarta de cumpleaños.
• La tarta: Después de arduas negociaciones con el restaurante (me decían que podía existir riesgo de incendio), he conseguido que me dejen encender las 50 velas (quedan mucho más vistosas en la tarta, y es más gracioso que el cumpleañero tenga que soplar tantas velas a la vez después de una comilona)
• El resultado: Fiesta sorpresa de 10, íntima, bonita, bien organizada (en muy poquito tiempo), y con cientos de momentos entrañables para el recuerdo.

Eso sí… ahora todos quieren contar conmigo para organizar su 50 cumpleaños… ¡y hay unos cuantos a la vista!